Cổng ra vào và một vị trí quan trọng đối với các nhà máy, công trường, bệnh viện, siêu thị…. Tất cả các hoạt động ra vào của con người, phương tiện và hàng hóa đều được kiểm soát tại đây. Vậy quy trình kiểm soát ra vào cổng có thật sự cần thiết không? Bài viết này sẽ trả lời cho câu hỏi trên và tìm hiểu rõ hơn về quy trình ra vào cổng diễn ra như thế nào.

Sự cần thiết của quy trình kiểm soát hàng hóa ra vào cổng?

Như chúng ta đã biết đối với các doanh nghiệp, nhà máy, xí nghiệp, công trình xây dựng, siêu thị.... Cổng ra vào là một vị trí không thể thiếu và luôn có người túc trực. Ngoài ra còn có sự tham gia của các hệ thống kiểm soát ra vào cổng như Barie, cổng xoay… Việc kiểm soát chi tiết sự ra vào của con người cũng như phương tiện, đặc biệt là hàng hóa khi ra vào tại đây. Sẽ giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng và nắm bắt được tình hình khi có biến động xảy ra

Đối với các đơn vị trên thì các quy định và quy trình kiểm soát sẽ gần như giống nhau. Như một bản quy tắc chung đã được xây dựng khi thành lập doanh nghiệp, công ty.

Mục đích kiểm soát hàng hóa, con người khi ra vào cổng

• Chấn chỉnh và nâng cao ý thức trách nhiệm về việc tuân thủ Nội quy lao động của mọi người
• Kiểm soát xe ra vào để xuất nhập hàng hóa, vật tư, thiết bị, nguyên phụ liệu…
• Kiểm soát đối tác, khách hàng, người lao động hay người lạ mặt
• Đảm bảo tối ưu tài sản cho mọi người và cho đơn vị.
• Hướng dẫn thực hiện công tác quản lý nhân sự đúng theo quy định pháp luật và chính sách của đơn vị.

Quy trình ra vào cổng tại mỗi tòa nhà

Quy trình ra vào cổng được tiến hành kiểm soát chi tiết đối với từng đối tượng, công việc như sau:

Đối với cán bộ, người lao động trong nhà máy, xí nghiệp

• Khi ra vào cổng phải xuống xe dắt bộ đối với xe máy và xuất trình giấy tờ (thẻ cán bộ, công nhân).
• Khi ra vào cổng trong giờ làm việc được sự đồng ý của cấp trên và có  “Giấy ra cổng” hoặc “Giấy công tác”
• Xe ô tô được cử đi công tác lái xe phải cung cấp “Lệnh điều xe” được phê duyệt.
• Không mang vào trong cổng các chất gây ô nhiễm môi trường, các chất dễ cháy nổ. Các hóa chất độc hại, vũ khí, hung khí.
• Khi ra khỏi cổng không được mang bất kỳ vật dụng hay tài sản của đơn vị. Nếu có cần có sự đồng ý của cấp trên có thẩm quyền.
• Không dẫn người lạ vào trong khi không có sự cho phép của người quản lý.

Đối với khách đến liên hệ công tác, xin việc, nhà cung cấp

Với đối tượng là khách đến với công ty bởi lý do nào đó. Thì quy trình kiểm soát khách ra vào công ty chặt chẽ bao nhiêu. Sẽ góp phần bảo vệ tài sản, trật tự cho công ty bấy nhiêu. Trong trường hợp xảy ra sự cố sẽ dễ dàng truy tìm thông tin của họ. Và tạo ra thói quen cho các khách hàng khi đến đơn vị. Dưới đây là quy trình kiểm soát khách ra vào công ty:

• Yêu cầu khách xuất trình giấy giới thiệu, chứng minh thư hoặc giấy tờ hợp lệ khác. Để bảo vệ xem xét và hướng dẫn vào cổng, có sổ ghi chép nhật ký khách hàng ra vào cổng. Sau khi ra khỏi cổng khách hàng sẽ được trả lại các giấy tờ trên.
• Hàng hóa mang vào cổng phải được kiểm tra và có sự đồng ý của cấp trên. Nghiêm cấm mang vào trong cổng các chất dễ cháy nổ, hóa chất độc hại, các loại vũ khí…
• Có ý thức giữ gìn nét văn hóa chung: không gây ồn ào, to tiếng, ăn mặc gọn gàng…
• Không tự ý quay phim chụp ảnh khi chưa được cho phép

Quy trình kiểm soát hàng hóa ra vào cổng

Đối với xe chở, hoặc người mang hàng hóa, tài sản ra vào cổng phải nghiêm túc thực hiện các quy định sau:

• Xuất trình giấy tờ hàng hóa mang vào trong công ty. Khi ra khỏi cổng phải xuất trình phiếu xuất kho nếu chở hàng hóa ra ngoài. Phiếu xuất kho phải có đầy đủ thông tin như: chữ ký, con dấu, số hóa đơn, số lượng hàng; tên người lái xe, số xe, ngày xuất…
• Bảo vệ thống kê, cập nhật vào sổ các thông tin có liên quan đến xe, người chuyên chở hàng hóa ra vào. 
• Bảo vệ thực hiện việc hướng dẫn hướng lối đi, điểm dừng và sắp xếp thời gian ra vào.
• Tuân thủ các quy định,biển báo và bảng hướng dẫn khi đi trong khuôn viên
• Không đỗ xe sai vị trí và lưu trú qua đêm.

Trên đây là các quy trình ra vào cổng đối với các công ty, nhà máy, xí nghiệp, siêu thị,...Ngoài sự giám sát của con người thì những giải pháp kiểm soát quy trình ra vào có sự hỗ trợ của các thiết bị, phần mềm kiểm soát. Sẽ giúp cho công tác này đạt hiệu quả tối ưu nhất. 

Hiện nay một trong những phần mềm quản lý và kiểm soát , được tích hợp giữa Barrier và Camera giám sát tại cổng là phương án cho hiệu quả cao. Khắc phục được tất cả các nhược điểm của hệ thống kiểm soát truyền thống. Hạn chế tối đa sự can thiệp của con người, tự động ghi lại biển số xe, thời gian ra vào, hình ảnh xe ra vào…. Mạng lại hiệu quả tối đa cho công tác kiểm soát tại cổng ra vào công ty, nhà máy, xí nghiệp.