Hiện nay các công ty, doanh nghiệp, nhà máy… gần như đều sử dụng máy chấm công. Để kiểm soát ra vào và quản lý thời gian làm việc của nhân viên.Để mọi người hiểu và chấp hành tốt việc sử dụng máy chấm công. Các công ty, nhà máy… phải có thông báo về việc chấm công bằng vân tay. Đồng thời đưa ra quyết định chấm công bằng vân tay. Để tất cả mọi người cùng biết, nắm bắt được và thực hiện.

Cmtech sẽ giới thiệu tới bạn “Quy định chấm công bằng vân tay”. Đã và đang được áp dụng và sử dụng phổ biến tại rất nhiều công ty, doanh nghiệp, nhà máy....

Mẫu quy định chấm công bằng vân tay

• Thời gian quy định chấm công vân tay

Tùy vào công việc, thời gian làm việc, các ca làm việc… Để mỗi đơn vị sẽ quy định thời gian thực hiện chấm công. 

Các mốc thời gian chấm công phổ biến

• Giờ bắt đầu làm việc buổi sáng: Từ 7h - 8h 
• Giờ cuối buổi sáng: Từ 11h - 12h 

• Giờ bắt đầu làm việc buổi chiều: Từ 13h - 14h 
• Giờ cuối buổi chiều : Từ 17h - 17h30
• Giờ bắt đầu buổi tối:   Từ 19h - 20h (Dành cho các đơn vị có làm tăng ca)

Quy định chấm công cán bộ, công chức tại các đơn vị sự nghiệp thường bắt đầu từ 7h. Với các đơn vị khác thường là 7h30 - 8h.

Việc sắp xếp thời gian bắt đầu và kết thúc làm việc của các buổi. Sẽ tùy thuộc vào từng đơn vị nhất định. Nhưng thời gian làm việc yêu cầu đạt đủ 8 tiếng/ngày

Chấm công các trường hợp ngoại lệ

Đa phần các nhân viên trong các công ty sẽ hoạt động đúng giờ quy định. Nhưng có một số trường hợp đặc biệt cần có cách chấm công riêng. Sao cho phù hợp với đặc điểm công việc của họ.

• Đối với công nhân viên lái xe, làm việc ngoài giờ, đi gặp khách hàng, hoạt động dịch vụ … Cần báo cáo và được theo dõi ra vào tại cổng bảo vệ.
• Đối với các trường hợp ưu tiên có con nhỏ. Thời gian buổi chiều được về sớm trước 30 phút - 1h. Vẫn chấm công bình thường nhưng không bị coi là về sớm.
• Đối với nhân viên xin nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, đi công tác… Phải báo cáo trưởng phòng hoặc bộ phận nhân sự. Để tổng hợp thời gian không sử dụng máy chấm công để báo cáo.
• Các trường hợp xin đi muộn, về sớm phải có lý do chính đáng. Phải báo cáo lên cấp trên trước giờ quy định chấm công.

Xác định thời gian đi muộn, về sớm hay vắng mặt

• Đi muộn: thực hiện quét vân tay từ 8h01 - 9h
• Về sớm: thực hiện quét vân tay từ 16h - 16h30
• Vắng mặt:    + Không thực hiện quét vân tay từ 9h - 16h30

+ Không quét đủ 2 vân tay khi đến và về

Việc xác định đi muộn, về sớm hay nghỉ việc sẽ trừ các trường hợp đặc biệt đã nói ở trên.

• Quy định tính lương, thưởng, phạt theo số liệu máy chấm công

Đây là một phần quan trọng khi xây dựng quy trình máy chấm công vân tay. Bởi đây là động lực cho những người luôn đúng giờ. Là hình phạt cho những người có thói quen đi muộn.Tạo sự công bằng cho mọi người trong công ty, doanh nghiệp

Đồng thời cũng giúp bộ phận nhân sự chấm công, tính lương nhanh hơn. Giúp các nhà quản lý kiểm soát và nắm bắt được nhân viên của mình. 

Không có quy định tính lương và thưởng phạt nào là tiêu chuẩn cả. Nó hoàn toàn dựa vào cách làm của người quản lý công ty. 

Dưới đây là một số cách làm tham khảo:

• Thưởng chuyên cần: áp dụng với những người đi làm đúng giờ, đầy đủ. Công việc đảm bảo tiến độ, báo cáo đúng hạn
• Phạt đi muộn: Có quy định rõ ràng, số tiền tương ứng với số phút đi muộn để trừ vào lương.
• Quên không chấm công: Nếu không báo cáo lại ngay sẽ trừ cả ngày lương. Nếu có báo cáo thì xem xét tinh thần, thái độ, trách nhiệm làm việc để quyết định.
• Phạt vê sớm: cũng giống như đi muộn, nếu không có lý do. Sẽ bị phạt số tiền tương ứng với thời gian về sớm.

Với sự thông minh của thiết bị máy chấm công. Nó dần trở thành thiết bị không thể thiếu tại các công ty, doanh nghiệp.Khi kết hợp máy chấm công với hệ thống chấm công. Sẽ cho hiệu quả gần như tuyệt đối trong công tác quản lý nhân sự. Không để xảy ra sai sót hay nhầm lẫn không đáng có.

Ý nghĩa quy trình chấm công vân tay

Xây dựng quy trình chấm công vân tay phù hợp điều kiện công ty. Từ đó có thưởng phạt rõ ràng sẽ tác động đến tinh thần trách nhiệm làm việc của mọi người. Giúp mọi người nâng cao tinh thần, trách nhiệm làm việc. Hình thành thói quen đi làm đúng giờ, đảm bảo tiến độ công việc.

Đối với người lao động thì đây cũng là cách doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi cho họ.Bởi vậy mọi người cần chú ý thực hiện đúng quy định. Nếu chưa biết chấm công vân tay như thế nào? Phải hỏi để được hướng dẫn và biết cách phát hiện khi xảy ra lỗi. Để báo cáo lên quản lý hoặc bộ phận nhân sự.